Forretningsorden for Kvinderegensens eforat

Kvinderegensens bestyrelse – også kaldet ”eforatet” – har med udgangspunkt i kollegiets fundats fastsat følgende forretningsorden:
Bestyrelsen jf. fundatsen § 6
§1 Bestyrelsen – også kaldet ”eforatet” – består af 8 medlemmer, nemlig henholdsvis 4 valgt af Københavns Universitets rektor fortrinsvis blandt universitetets fast ansatte eller blandt kollegiets tidligere alumner og 4 valgt af og blandt Kvinderegensens alumner. De af rektor valgte medlemmer udpeges for en periode på 4 år.
§2 Bestyrelsen har over for ”Kvinderegensen” samme myndighed og stilling som universitets stipendieudvalg over for Regensen og de andre universitetskollegier. Bestyrelsen disponerer over kollegiet og dets midler i overensstemmelse med de i fundatsens fastsatte regler. Eforatets arbejdsopgaver indeholder bl.a. godkendelse af nye alumner, budgetfastlægning, regnskab, ansættelser og afskedigelser af personale samt uddeling af legater. Udadtil – navnlig i forhold til tingbogen – kan eforen i forbindelse med 3 af bestyrelsens andre medlemmer forpligte kollegiet.

Eforen
§ 3 Bestyrelsen vælger selv sin formand – eforen – blandt de af rektor udpegede medlemmer. Formanden vælges for et år ad gangen.
§ 4 Eforen fører det umiddelbare tilsyn med kollegiet og alumnerne. Eforen organiserer eforatets arbejde og påser, at de forhold, der kræves i fundats, vedtægter mm. overholdes. Eforen repræsenterer eforatet udadtil og udtaler sig på eforatets vegne. Eforen deltager som repræsentant for kollegiet i møder i efornetværket. Eforen varetager på eforatets vegne de løbende kontakter med Københavns Universitet vedrørende budget, regnskab og eforatets sammensætning, med kollegiets administrator vedrørende budget og regnskab og med den der forvalter Taagelunds mindelegat.

Eforatsmøder
§ 5 Eforatet udøver sin virksomhed i møder. Der skal afholdes møder mindst to gange om året.
Stk. 2 Eforatet fastlægger for hvert år en mødeplan. Møderne i denne er de ordinære møder. Mødeplanen offentliggøres.Mødetidspunkterne bør fastsættes således, at de ikke uden tvingende grund afskærer medlemmer fra at deltage i de enkelte møder.
Stk. 3 Eforatsmøder er som udgangspunkt offentlige.
Skriftlig behandling
§ 6 Hvis alle medlemmer er enige herom, kan rutinesager afgøres ved skriftlig behandling. Desuden kan eforen træffe afgørelse om, at en sag, der ikke tåler opsættelse og som ikke kan afvente behandling på et møde, skal behandles skriftligt.
Stk. 2 For at en sag kan anses for afgjort ved skriftlig behandling, skal mindst seks medlemmer skriftligt have tilkendegivet deres mening.
Stk. 3 Hvis et medlem ved en sags skriftlige behandling tilkendegiver en afvigende mening i forhold til indstillingen, kan dette medlem forlange, at alle de voterende gøres bekendt med den afvigende mening, før sagen kan anses for afgjort.
Stk. 4 Ethvert medlem kan ved en sags skriftlig behandling forlange den skriftlige behandling standset, og sagen behandlet på et møde. I så fald skal eforen sørge for, at sagen optages på dagsordenen for næste møde.
Stk. 5 Sager i skriftelig behandling udsendes til eforatet(a)qr.dk med angivelse af beslutningsgrundlag, indstilling og deadline for tilkendegivelser.

Indkaldelse og dagsorden
§ 7 Indkaldelse med forslag til dagsorden udsendes af eforen senest 10 dage før mødedagen.
Stk. 2 Eforen beslutter, hvilke sager der skal sættes på dagsordenen for mødet. Eforen skal dog sætte en sag på dagsordenen, hvis eforatet på et tidligere møde har besluttet at optage sagen på dagsordenen eller et medlem forlanger en sag optaget på dagsordenen. Begæring herom skal være eforen i hænde senest 7dage før mødedagen.
Stk. 3 Punkt 1 og 2 på dagsordenen skal være henholdsvis godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat. Under behandling af punkt 1 kan eforatet beslutte at optage yderligere punkter til drøftelse, såfremt disse er af hastende karakter, hvis samtlige medlemmer er til stede og ingen protesterer herimod.
Stk. 4 Hvis eforatet finder, der er behov for det, kan punkter på dagsordenen behandles for lukkede døre. Det skal så vidt muligt fremgå af dagsordenen, hvilke punkter der behandles for lukkede døre. Eforatets medlemmer har tavshedspligt vedrørende oplysninger, der angår sager, som behandles for lukkede døre.

Tilvejebringelse af beslutningsgrundlag
§ 8 Eforen drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale udsendes sammen med dagsordenen. Såfremt det ikke er muligt, gives der i dagsordenen oplysning om, hvor og hvornår det for mødet relevante materiale er tilgængeligt for medlemmerne.
Mødepligt
§ 9 Eforatets medlemmer har pligt til at møde, medmindre de har lovligt forfald. Lovligt forfald skal meddeles til eforen inden mødet.
Quorum
§ 10 Eforatet er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen(5) af medlemmerne er til stede, og når disse indeholder repræsentanter fra både selvstyret og de af rektor udpegede medlemmer.
Stk. 2 Afstemninger sker efter eforens bestemmelse ved håndsoprækning. I tilfælde hvor eforen anser udfaldet af en afstemning for givet på forhånd, kan eforen erklære et afstemningspunkt for afgjort med angivelse af eforens opfattelse af sagens udfald. Såfremt intet medlem forlanger afstemning, er sagen afgjort som angivet af eforen.
Stk. 3 Med mindre andet er fastsat i henhold til gældende regler, træffes beslutninger ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte, dvs. at kun forslag, der har fået mere end halvdelen af de afgivne stemmer, ekskl. blanke og ugyldige stemmer, er vedtaget.
Stk. 4 Forslag kan kun vedtages såfremt stemmerne repræsenterer både selvstyret og de af rektor udpegede medlemmer.
Stk. 5 I tilfælde af stemmelighed ved en sagsbehandling skal en sag genbehandles på et nyt møde. Hvis der atter er stemmelighed, er eforens stemme udslagsgivende.
Stk. 6 Såfremt et medlem ikke har mulighed for at deltage i et møde, kan der skriftligt meddeles eforen stemmeafgørelse til et specifikt punkt på dagsordenen.

Bemyndigelse
§ 11 Eforatet kan i særlige tilfælde bemyndige eforen til at træffe beslutninger på eforatets vegne. Bemyndigelsen gives kun for enkeltsager. Eforatet fastsætter eventuelle rammer for bemyndigelsen.

Habilitet
§ 12 Eforatet kan træffe beslutninger om, at et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i forhandlingerne og afstemninger om sagen.
Stk. 2 Et medlem skal underrette eforen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Eforen forelægger herefter spørgsmålet for eforatet.

Referater
§ 13 Referat skrives af ét af de medlemmer valgt af og blandt Kvinderegensens alumner. Referatet færdiggøres snarest efter mødet og forelægges eforen, dog senest 1 uge efter mødets afholdelse. Eforen der sikrer sig, at referatet er dækkende og overholder formalia, inden det sendes til eforatet til godkendelse.
Stk. 2 Referat udsendes til Kvinderegensens beboere senest 1 måned efter mødets afholdelse.
Stk. 3 Referatet skal som minimum indeholde
– oplysninger om tid og sted for mødets afholdelse
– dagsorden for mødet
– tilstedeværende medlemmer ved mødets afholdelse
– hvad der blev besluttet under de enkelte punkter, herunder de hovedbegrundelser, der lå til grund for beslutningen samt
– resultatet af eventuelle afstemninger med angivelse af, hvor mange stemmer der blev afgivet for eller imod forslaget og hvor mange der undlod at stemme.
Stk. 3 Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort optaget i referatet. Ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed kan medlemmet kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af referatet.
Stk. 4 Referatet er offentligt, med undtagelse af lukkede punkter.
Ekspedition af sager
§ 14 Ekspedition af sager, som eforatet har behandlet, påhvilker eforen eller en af eforen bemyndiget person i eforatet. Ekspeditionen skal ske i overensstemmelse med eforens anvisninger.

Ændring af forretningsordenen
§ 15 Eforatet kan ved almindeligt flertal vedtage ændringer i forretningsordenen.
§ 15 stk. 2 Ændringer træder i kraft fra næstkommende eforatsmøde

Ikrafttræden
§ 16 Forretningsordenen træder i kraft på datoen for eforatets vedtagelse. Vedtaget 28/9 2015